Każdy, kto choć raz zetknął się z pracą w urzędzie państwowym wie o tym, że jest coś takiego jak obieg dokumentów. Jest to pewna zasada załatwiania spraw służbowych. Obieg dokumentów jest uregulowany najczęściej jakimś wewnętrznym aktem prawnym, na przykład zarządzeniem. Wszyscy pracownicy muszą się do niego bezwzględnie stosować. Wszystkie pisma wpływające do urzędu, czy to od petentów, czy od innych urzędów lub instytucji, musza przejść tak zwaną drogę służbowa. Jej elementem jest właśnie obieg dokumentów. Polega on na tym, że kiedy petent złoży na przykład wniosek do urzędu, to nie trafia on od razu do osoby, która zajmuje się załatwianiem tego typu spraw. Na samym początku pismo składane jest do sekretariatu. Odpowiedni pracownik przekazuje je kierownikowi urzędu, z tym że wcześniej stemplem nanosi na nie datę wpływu. Dopiero wtedy kierownik nanosi na pismo adnotację z informacją, do którego wydziału w urzedzie pismo powinno zostać przekazane. Wtedy trafia ono do właściwego pracownika, który zajmuje się załatwianiem danego typu spraw.
