W dobie komputeryzacji firm mamy możliwość większość dokumentów trzymać na twardych dyskach lub na innych nośnikach komputerowych zamiast upychać w szafie. Rozwiązanie to mimo wielu udogodnień ma jednak swoje wady. Utrudniony jest obieg dokumentów, ponieważ trzeba zrobić system uprawnień użytkowników. Każdy dokument nie może przecież wejść w ręce każdego pracownika podłączonego do firmowej sieci. Drugim ważnym zagadnieniem jest zadbanie, aby obieg dokumentów był odpowiednio zabezpieczony. Nie można przecież pozwolić na to, by ważne dokumenty wypłynęły z firmy. Trzeba więc zadbać o zabezpieczenie, aby obieg dokumentów nie był zagrożony przejęciem wycieku w niepowołane ręce, lub co gorsza, na zewnątrz sieci firmowej. Są to ujemne aspekty archiwizacji komputerowej firmy, które są dla nas o tyle ważne co kosztowne. Zabezpieczenie bowiem obiegu dokumentów musimy zlecić osobom, które mają o tym pojęcie. Jeśli tacy ludzie nie są zatrudnieni w firmie, jesteśmy zmuszeni do współpracy z firmami, którymi się takimi rzeczami zajmują.
